La vérificatrice générale de la ville de Sherbrooke publie son rapport annuel 2020

Sherbrooke, le 20 septembre 2021 ─ Conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes (LCV), la vérificatrice générale de la Ville de Sherbrooke, Mme Andrée Cossette, a transmis au maire M. Steve Lussier son rapport annuel portant sur l’exercice financier terminé le 31 décembre 2020.

Le rapport annuel de la vérificatrice générale pour l’année 2020 sera disponible sur le site Internet de la Ville le mardi 21 septembre dès 9 h : www.sherbrooke.ca. Le rapport compte notamment 2 mandats d’audit de performance, 1 mandat spécial, 2 audits financiers, 1 audit de conformité et 7 rapports de suivi des recommandations émises dans le rapport annuel 2017.

FAITS SAILLANTS

Dans un contexte de ressources limitées, la vérificatrice générale doit cibler les mandats d’audit qu’elle entend mener afin d’optimiser ses interventions. Dès son entrée en poste en 2017, la vérificatrice générale avait procédé à une analyse et à une évaluation des risques de la Ville et avait élaboré un plan triennal de mandats d’audit prioritaires qu’elle entendait mener pour les  trois prochaines années.

C’est sur cette base que la vérificatrice générale a réalisé cette année les 2 mandats d’audit de performance. Elle a également effectué 1 mandat spécial à la demande du conseil municipal de la Ville de Sherbrooke.

MOT DE LA VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE ─ (Chapitre 1)

La vérificatrice générale présente son quatrième et dernier rapport annuel à titre de vérificatrice générale de la Ville de Sherbrooke. En effet, Mme Cossette annonce qu’en décembre, elle a l’intention de quitter son poste pour prendre sa retraite après plus de 35 ans d’une carrière professionnelle bien remplie.

Pour les exercices terminés au 31 décembre 2017 à 2020, la vérificatrice générale a produit à l’intention du conseil municipal 4 rapports annuels. Elle a réalisé 8 audits financiers et 5 audits de conformité. À la demande du conseil municipal, elle a effectué 3 mandats spéciaux. Enfin, l’analyse de risque qu’elle a effectuée en début de mandat l’a conduite à réaliser 15 audits de performance. En tout, ce sont 260 recommandations que la vérificatrice a formulées pour améliorer la qualité de la gestion de la Ville et celle de ses organismes paramunicipaux.

La vérificatrice générale soulève le fait que les administrations publiques évoluent dans un contexte difficile et que les exigences et les attentes des citoyens, notamment sur la transparence de la gestion des fonds publics, sont grandes. La protection de l’environnement, les enjeux urbanistiques et économiques, la cybersécurité, la santé et la sécurité des populations et le transfert de compétences provinciales aux municipalités sans transferts budgétaires adéquats,

voilà autant de défis auxquels les villes sont confrontées. Cet environnement a évidemment influencé la teneur des travaux d’audit de la vérificatrice générale tout au long de son mandat et rappelle l’importance du rôle de la vérification législative pour fournir aux citoyens et aux élus, de façon objective et indépendante, une opinion sur la gestion des affaires municipales, en vue d’en accroître la qualité.

Par les recommandations qu’elle a émises au cours des quatre dernières années, la vérificatrice générale a toujours incité la Ville à adopter les principes d’une saine gouvernance de la gestion des fonds publics, à produire des informations complètes et pertinentes pour une prise de décisions éclairée et à pratiquer une reddition adéquate sur les résultats de ses activités.

AUDITS DE PERFORMANCE ─ (Chapitre 2)

Gestion de la flotte de véhicules à Hydro-Sherbrooke

La vérificatrice générale a réalisé une mission d’audit portant sur la gestion de la flotte de véhicules au Service d’Hydro-Sherbrooke. Les travaux d’audit ont permis à la vérificatrice générale de constater que les lacunes dans la planification et l’organisation du travail ne permettent pas d’atteindre l’efficience des opérations lors de l’entretien du matériel roulant et se traduisent par de la surmaintenance dans certains cas et de la sous-maintenance dans d’autres cas. Ses analyses ont démontré que des opérations évitables étaient réalisées et qu’elles se sont traduites par des coûts supplémentaires. Par ailleurs, Hydro-Sherbrooke ne s’est pas conformé à la réglementation concernant la sécurité routière; des véhicules présentant des non-conformités ont circulé alors qu’il était interdit selon la loi de les utiliser.

Au-delà de ces éléments, d’importantes lacunes concernant la santé et la sécurité au travail, notamment en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’aménagement des lieux, ont été relevées et elles doivent être corrigées rapidement. La sécurité des employés est compromise et la protection des actifs est déficiente. De plus, l’accès aux installations et la protection des lieux sont inadéquats et peuvent donner lieu à des événements dont les conséquences pourraient être très importantes.

Au total, dans le cadre de ce mandat, la vérificatrice générale a émis 31 recommandations.

Gestion de la location à moyen terme de véhicules

Concernant la gestion de la location à moyen terme des véhicules à la Ville de Sherbrooke, la vérificatrice générale mentionne que c’est un peu plus de 100 véhicules qui ont été loués en 2021, ce qui représente une dépense de plus de 1 M$ soit plus du double des sommes allouées à cette activité en 2018. Son audit permet d’affirmer que les différents services impliqués n’effectuent pas une gestion efficiente et économique de la location des véhicules à moyen terme. Il est nécessaire de contrôler l’importante croissance annuelle du nombre de véhicules loués et les sommes associées à ces dépenses.

Réviser les budgets alloués à la location à moyen terme et considérer ces sommes aux budgets d’immobilisations afin de procéder graduellement à l’achat des véhicules s’avèreraient économique pour la Ville. Ainsi, pour l’année 2021, si les services utilisateurs avaient procédé à l’acquisition des 20 véhicules loués pour une durée de 12 mois et des 10 véhicules loués pour 8 mois et plus, des économies annuelles de 76 000 $ auraient pu être réalisées. En se basant sur la durée de vie estimée des véhicules, il s’agit d’économies substantielles pouvant atteindre jusqu’à 760 000 $.

Enfin, la vérificatrice générale a noté que les allocations de dépenses automobiles remboursées aux employés nécessitent un suivi et une analyse puisque, là aussi, des solutions plus économiques peuvent être réalisées.

Au total, dans le cadre de ce mandat, la vérificatrice générale a émis 11 recommandations.

MANDAT SPÉCIAL ─ (Chapitre 3)

Mesurage et facturation de l’électricité à Hydro-Sherbrooke

À la demande du conseil municipal, le mandat réalisé sur le mesurage et la facturation de l’électricité a permis de valider l’envergure de la perte financière subie par Hydro-Sherbrooke et de vérifier si les mesures additionnelles mises en place sont des remparts suffisants pour rendre le processus robuste. La vérificatrice  générale  a  conclu  que  la  valeur  du  règlement,  soit  139 161 $ avant taxes, représentait une estimation raisonnable de la perte financière subie par Hydro-Sherbrooke. Quant aux mesures additionnelles mises en place, elles permettent de ramener le risque à un niveau modéré. Pour assurer la robustesse à long terme du processus de facturation d’Hydro-Sherbrooke, la vérificatrice générale a recommandé l’automatisation des contrôles et la mise à jour du système de facturation intégré (SFI).

Au total, dans le cadre de ce mandat, la vérificatrice générale a émis 10 recommandations.

SUIVIS DES RECOMMANDATIONS ─ (Chapitre 4)

Cette année, la vérificatrice générale a effectué le suivi de l’application des recommandations contenues dans son rapport annuel 2017. Tel qu’elle s’y était engagée lors de sa planification stratégique et lors de l’établissement de ses politiques internes, il lui importait de s’assurer que les recommandations qu’elle a formulées à la suite de ses travaux soient prises en compte. Ainsi, après trois années suivant la réalisation de ces mandats, la vérificatrice générale a vérifié le suivi de l’application des recommandations et 7 rapports ont été produits à cet effet.

Dès son premier rapport, la gestion de la relève constituait un enjeu important puisque la Ville de Sherbrooke faisait face à un important défi. En effet, 40 % des employés avaient plus de 50 ans et 269 employés étaient susceptibles de partir pour la retraite  dans  moins  de  2  ans. Quatre (4) services étaient à risque élevé et 4 à risque moyen de ne pas combler les postes clés vacants. La vérificatrice générale était alors arrivée à la conclusion que la Ville ne s’était pas dotée d’une stratégie globale de gestion de la relève et que l’approche décentralisée ne lui permettait pas d’avoir une vision globale. Le suivi des recommandations permet à la vérificatrice générale d’affirmer que la Ville a amélioré ses processus en ayant complété ou appliqué de manière satisfaisante 73 % des recommandations. Toutefois, des améliorations notamment sur  le plan de l’encadrement de la formation et de la gestion de l’attractivité de la main-d’œuvre sont à compléter.

Les mandats sur la gouvernance de la Ville et de certains de ses organismes paramunicipaux ont permis à la vérificatrice générale de constater qu’aucune instance de la Ville n’avait la responsabilité de s’assurer que la planification stratégique et le plan d’action des organismes étaient en lien avec les orientations de la Ville et que des mécanismes étaient en place afin de s’assurer qu’ils répondaient aux objectifs qui leur étaient confiés. La vérificatrice générale avait observé que la Ville ne jouait pas pleinement son rôle de gardien et de surveillant de la bonne utilisation des fonds publics confiés aux organismes. La Ville a entrepris une réflexion sur le rôle et les responsabilités de chacun des organismes vérifiés à l’exception d’Animation centre-ville Sherbrooke. La très grande majorité des recommandations liées à ces mandats ont été appliquées.

Toujours en 2017, la vérificatrice générale avait complété 1 mandat d’audit sur la gestion du carburant qui a fait l’objet de plusieurs recommandations dont 94 % ont été appliquées ou présentent un avancement satisfaisant.

AUDIT FINANCIER ET DE CONFORMITÉ ─ (Chapitres 5 et 6)

La vérificatrice générale a effectué l’audit financier de la Ville de Sherbrooke et de la Société de transport de Sherbrooke de concert avec les auditeurs externes. La vérificatrice générale a émis une opinion sans réserve. Elle a également procédé à l’audit de conformité sur la rémunération des élus.

CONCLUSION

La vérificatrice générale tient à remercier les gestionnaires et les employés pour leur pleine et entière collaboration lors de l’exécution de ses travaux d’audit.

Elle remercie également les journalistes pour leur travail qui a permis la transmission du contenu de ses rapports aux citoyennes et aux citoyens.

Enfin, la vérificatrice générale remercie les élues et les élus du conseil municipal de lui avoir permis de les servir et à travers eux les contribuables de la Ville de Sherbrooke.

La vérificatrice générale tient à souligner que le soutien indéfectible de tous a contribué grandement à la qualité et à la pertinence de ses travaux d’audit et que c’est avec beaucoup d’émotion qu’elle quittera ce milieu municipal si dynamique et stimulant.

Source : Bureau de la vérificatrice générale