La vérificatrice générale de la ville de Sherbrooke publie son rapport annuel 2019

Sherbrooke, le 21 septembre 2020 ─ Conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes (LCV), la vérificatrice générale de la Ville de Sherbrooke, Mme Andrée Cossette, a transmis au maire M. Steve Lussier son rapport annuel portant sur l’exercice financier terminé le 31 décembre 2019.

Le rapport annuel de la vérificatrice générale pour l’année 2019 sera disponible sur le site Internet de la Ville le mardi 22 septembre 2020 dès 9 h : www.ville.sherbrooke.qc.ca. Le rapport compte notamment trois (3) mandats d’audit de l’optimisation des ressources, deux (2) audits financiers, deux (2) audits de conformité.

FAITS SAILLANTS

Dans un contexte de pandémie mondiale, la vérificatrice générale remercie l’ensemble du personnel de la Ville et des organismes audités qui ont contribué à la réalisation des travaux de vérification.

« La pandémie a imposé des défis de taille à l’ensemble des villes et de leurs organismes. Les situations de crise sont certes des occasions de revoir nos façons de faire et d’adapter notre offre de service au nouvel environnement social et économique qu’elle a créé », a souligné Mme Cossette, vérificatrice générale, lors de sa présentation aux membres du conseil municipal.

MOT DE LA VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE ─ Chapitre 1

La vérificatrice générale note que la fonction d’approvisionnement s’avère stratégique au sein d’une organisation. Elle requiert différentes expertises, notamment la capacité d’élaborer des stratégies d’approvisionnement et la négociation de partenariats d’affaires. Les achats réalisés hors du contrôle du Service de l’approvisionnement et des équipements se sont chiffrés à près de 20 M$ en 2019. À cela s’ajoutent environ 5 M$ d’achats effectués directement par les services à l’aide des cartes d’achat.

La vérificatrice générale affirme que cette décentralisation des achats dans les différents services multiplie le nombre d’acteurs dans le domaine et ne permet pas à la Ville de profiter d’ententes d’approvisionnement en biens et services qui, s’ils étaient regroupés, permettraient la négociation de meilleures conditions, d’escomptes de volume et de prix avantageux considérant le coût total de possession. Elle note que les processus actuels, incluant l’utilisation des cartes d’achat, favorisent une culture de « dernière minute » plutôt que la mise en place de processus de planification des achats et de l’entretien.

La vérificatrice générale mentionne qu’il est impératif de revoir la culture d’approvisionnement de la Ville et d’améliorer son processus d’acquisition de biens et de services pour les achats de moins de 25 000 $. Elle recommande de centraliser la fonction d’achat au Service de l’approvisionnement et des équipements. Elle considère que la mise en place d’indicateurs de performance et de mesure des économies réalisées par le service assurerait une meilleure mobilisation des ressources. Ces mesures pourraient générer annuellement plusieurs centaines de milliers de dollars d’économie.

Par ailleurs, la vérificatrice générale note que les travaux qu’elle a réalisés depuis son arrivée à la Ville de Sherbrooke ont souvent relevé des déficiences sur l’exercice d’un contrôle interne satisfaisant. Elle a constaté que des domaines aussi importants que la pérennité des infrastructures, les paiements aux fournisseurs, la gestion de la dette, l’approvisionnement, la gestion des surplus et des réserves, ne faisaient pas l’objet d’un encadrement suffisant et d’une reddition de comptes appropriée, basée sur des objectifs comportant des cibles mesurables et atteignables.

Il est, selon elle, nécessaire que des mesures d’encadrement et de suivi soient mises en place et que la Ville se donne des outils engageant l’imputabilité de chacun. L’adoption de directives, de politiques et de procédures permettrait d’institutionnaliser la gouvernance dans une perspective à long terme.

AUDITS DE L’OPTIMISATION DES RESSOURCES ─ Chapitre 2

Gestion des cartes d’achat

La vérificatrice générale a constaté que les achats effectués par plus de 330 détenteurs sont réalisés sans que les contrôles adéquats ne soient en place et sans que la Ville ne s’assure de bénéficier des meilleures conditions d’achat pour l’ensemble de ceux-ci.

Elle souligne que l’examen du nombre d’utilisateurs, du nombre de transactions effectuées, de la complexité et du temps requis pour effectuer les transactions et par la suite, pour les inscrire aux registres comptables, ne permet pas à la Ville de Sherbrooke d’atteindre ses objectifs d’efficience et d’économie.

Gestion des permis de construction et de rénovation et leur mise au rôle d’évaluation

La vérificatrice générale a constaté que la section Permis et inspection accorde beaucoup d’importance à la rapidité d’émission des permis et des certificats et elle atteint les objectifs qu’elle s’est fixée à ce chapitre. Toutefois, l’atteinte de cette cible s’est faite au détriment de la réalisation de ses activités d’inspection. Ainsi, pour les années 2015 à 2019, seulement 17 % des permis émis ont fait l’objet d’une inspection, ce qui de ne permet pas à la Ville d’assumer pleinement son mandat en matière de contrôle du développement de son territoire.

La vérificatrice est d’avis qu’un meilleur encadrement des employés et la mise en place d’outils de gestion permettraient à la section d’améliorer l’efficience de ses opérations, augmentant ainsi le temps qu’elle pourrait consacrer aux activités d’inspection. Elle note que  le modèle de gestion actuel confère une trop grande autonomie aux inspecteurs dans le choix de leurs priorités et ne s’appuie pas sur une planification intégrée, basée sur des critères de risques. Elle mentionne que les outils et les indicateurs de performance nécessaires pour faire une répartition des dossiers en tenant compte de la charge de travail de chacun des inspecteurs et qui permettrait de mieux équilibrer les charges de travail entre les 4 sites géographiques ne sont pas en place.

Quant à la mise à jour du rôle d’évaluation foncière, elle a constaté que pour les années 2017, 2018 et 2019, la Ville a encouru annuellement des pertes de revenus de taxes et des pertes d’intérêts au montant de 300 000 $ en raison des trop longs délais d’inscription au rôle d’évaluation des nouvelles valeurs découlant des travaux de construction et de rénovation, et cela, principalement à l’égard du secteur non résidentiel.

Elle a noté, pour le secteur non résidentiel, que les processus et les critères de planification des activités d’inspection ne sont pas définis, de sorte que des délais importants demeurent entre le moment où les travaux de construction et de rénovation sont complétés et l’émission des certificats d’évaluation, ce qui ne permet pas d’atteindre les objectifs de récupération optimale de taxes.

Gouvernance et cadre de gestion de Récup Estrie

La vérificatrice générale reconnaît que la Régie de récupération de l’Estrie (Récup Estrie) a vécu d’importants bouleversements au cours des dernières années. En 2017, la Régie sous-traitait la totalité de l’opération de son centre de tri et ses effectifs se limitaient à 3 employés. Aujourd’hui, l’organisation opère elle-même le centre de tri et compte une soixantaine d’employés. De plus, au cours de cette même période, le marché de la revente des matières recyclables a été entièrement transformé à la suite de la fermeture des marchés asiatiques.

La vérificatrice générale mentionne que si le conseil d’administration veut s’assurer que la Régie réalise de façon efficace et efficiente la mission qui lui est confiée par ses membres, il doit revoir les règles de gouvernance de l’organisation et mettre en place des processus de surveillance appropriés au contexte actuel pour s’assurer de l’atteinte des objectifs, de l’efficacité des contrôles internes et de l’utilisation optimale des ressources.

AUDIT DES ÉTATS FINANCIERS ─ Chapitre 3

La vérificatrice générale a effectué l’audit financier de la Ville de Sherbrooke et de la Société de transport de Sherbrooke de concert avec les auditeurs externes.

Elle a noté que la Ville dégage un excédent de fonctionnement non affecté de 14,2 M$. Ce montant correspond aux surplus libres et disponibles afin de pourvoir aux imprévus. En comparaison avec les revenus de fonctionnement, il se situe à 2,9 %. Elle a comparé ce pourcentage avec les 9 autres grandes villes du Québec (100 000 habitants et plus) et la médiane pour ces villes se situait à 4,5 %. Elle a recommandé d’établir une politique déterminant les objectifs à atteindre pour constituer une réserve de surplus non affectés suffisante afin de parer aux situations imprévues.

Le plan d’action qu’elle a reçu à la suite du mandat spécial réalisé en 2019 sur les paiements de factures en double répond de façon satisfaisante à ses recommandations. Elle note que le suivi accompli par le Service des finances sur les paiements en double a permis, en date du 24 août 2020, de récupérer la somme de 538 191 $. À cela s’ajoute l’interception avant que le chèque ne soit émis de factures traitées en double au montant de 983 634 $. La mise en place des nouveaux contrôles a ainsi permis d’identifier un total de 1 521 825 $ de traitement de factures en double.

AUDIT DE CONFORMITÉ ─ Chapitre 4

Dans le cadre de ses travaux, la vérificatrice générale a procédé à l’audit de conformité sur la rémunération des élus.

Également, elle a analysé l’attribution d’un contrat de gré à gré par la Société de transport de Sherbrooke (STS) au montant de 26 761 047 $. Elle est d’avis que l’attribution a eu lieu conformément au cadre normatif applicable à la STS. Toutefois, dans un contexte post-commission Charbonneau, il apparaît difficile de plaider en faveur de l’attribution d’un contrat de gré à gré.

Finalement, la vérificatrice générale tient à remercier les membres du conseil municipal pour la confiance témoignée à son endroit.

Source: Bureau de la vérificatrice générale, Ville de Sherbrooke